Hur kan en inköpsprocess
•
Nyckelfaktorer för en lyckad inköpsprocess
Policys och juridik ger förutsättningarna för den goda affären – om de används på rätt sätt. Det menar Anders Vedin, upphandlingsstrateg och rådgivare på JP Infonet och tidigare stadsjurist i Helsingborgs stad. Här ger han sin syn på saken.
Sträva efter konkreta mål
Som rådgivare arbetar Anders Vedin med att hjälpa kommuner att utveckla sin inköpsorganisation och lösa problem som uppstår längs vägen. Om en kommun nu vill effektivisera sina inköp, var ska den börja?
– En stor utmaning för väldigt många är att det inte finns någon tydlig och dokumenterad inköpsorganisation. Man vet helt enkelt inte på upphandlingsenheten vilka personer i organisationen som har rätt att göra inköp. Det gör att det är svårt att sprida kunskap om de avtal som finns upphandlade. Att det finns bra upphandlade avtal hjälper inte om inköpen inte görs hos de avtalade leverantörerna eller om fel villkor tillämpas vid de faktiska inköpen. En annan
•
Inköpsprocessen
Inköpsprocessens olika steg
Kravspecifikationen
Kravspecifikationen är de krav på utförande, funktioner etc. du som kund ställer på varan eller tjänsten och på leverantören. Här följer exempel på vad en kravspecifikation kan innehålla:
- Beskrivning av den önskvärda produkten och dess användningsområde.
- Tjänstens utförande och när i tiden.
- Produktens prestanda, kapacitet.
- Beskrivning av i vilken miljö som produkten ska användas.
- Beskrivning av den organisation där tjänsten ska utföras.
- Krav på kvalitetsnivå.
- Volymer vad avser antal eller timmar och tider för leverans.
- Kostnadsramar
- Krav på utbildning, efterföljande service etc.
- Krav på fackkunskaper som leverantören måste besitta.
- Specificering avseende betalningssätt- och rutiner samt eventuellt finansieringsalternativ.
Anbudsförfrågan (Offertförfrågan)
Om produkten köps sällan eller för första gången brukar förfarandet vara följande:
- Den som är inköpsansvarig kontaktar tänkbara leverantörer.
•
Inköpsprocesser – kartläggning & utveckling
En inköpsprocess är en arbetsprocess som har till syfte att på olika sätt leda den externa anskaffningen av varor och tjänster. En organisation kommer att behöva flera olika inköpsprocesser för att inköpsverksamheten ska fungera väl. En del inköpsprocesser sammanvävs med varandra, medan andra bara har övergripande kopplingar. Det kan också finnas fler parallella inköpsprocesser, eftersom olika inköpskategorier ställer olika krav på arbetsmetoder. Exempelvis är det vanligt att enkla småköp sköts genom enkla lösningar som inköpskort eller webbavrop, medan stora investeringar hanteras genom avancerade upphandlingar i flera steg.
Vissa inköpsprocesser kan vara av engångskaraktär, medan andra utförs repetitivt. Det är ofta de repetitiva processerna som tilldrar sig mest intresse, eftersom man i dessa fall har större behov av tydlighet, samtidigt som förbättringspotentialen är större. Men även för engångsprocesser finns värde i att f